Kelas #AkberSMG123 bertemakan "Rahasia Sukses Dibalik Event" ini diajar oleh Taufan Yuristian (Kasie Pagelaran Kesenian Dispudpar Kota Semarang). Beliau adalah seorang praktisi di bidang event. Berbagai event di Semarang lahir dari tangan dinginnya mengemas sebuah event dintaranya adalah Pandanaran Art Festival, Semarang Night Carnival dan berbagai event besar lainnya.

​Menurut Pak Taufan, Event itu kegiatan dengan orientasi komersial atau non konersial yg mempergelarkan seni pertunjukan atau non pertunjukan dengan tujuan mempromosikan sesuatu atau mengumpulkan audiens berbayar maupun tidak berbayar.

​Parameter kesuksesan sebuah event ditentukan oleh enam aspek. Tiga aspek pertama yaitu jumlah audiens, review event di media dan popularitas event. Menurut Beliau, event dapat dikategorikan sukses apabila jumlah pengunjung/audiensnya mencapai target dan mendapat review yang baik bahkan memuaskan di media. Selain itu, ​event yang hebat itu selalu trending topic sekalipun event tersebut dalam skala kecil ataupun event skala besar. Tiga parameter kesuksesan event selanjutnya adalah sustainable, kualitas event (content), dan kerapian manajemen event. Disini ditekankan bahwa untuk menciptakan event yang baik, sangat diperlukan konten event yang berkualitas dan pengadaannya yang sustainable/berkomitmen untuk terus diadakan.

Tahapan pra-event dapat diklasifikasikan menjadi 4 (empat) tahapan, yaitu event creating, budget tracking, pra produksi dan publikasi. Event creating merupakan sebuah seri penciptaan dan penggodokan ide kreatif sebagai dasar pembuatan sebuah event. Tahapan ini memerlukan pengumpulan data dan fakta, brainstorming ide, pembahasan inisiatif kreatif dan proposal. Tahapan selanjutnya adalah budget tracking, sebagai salah satu komponen penting karena terkait dengan inventarisasi kebutuhan event, survey harga dan penyusunan RAB. 

Materi Presentasi kelas ini bisa diunduh pada link ini

Tahapan ketiga, yaitu Pra-Produksi, menjadi salah satu tahapan yang paling krusial karena terkait dengan teknis berjalannya suatu event. Tahapan ini terdiri dari rapat koordinasi (untuk bid.keamanan, bid. acara, bid. produksi, dan final checking), survey lapangan, design produksi, perijinan, dan penyusunan master rundown atau rundown event secara keseluruhan mulai dari persiapan hingga pelaksanaan. Kemudian, tahapan publikasi dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek/jenis publikasi berikut: pre publish/serial teaser, media chanelling/Media chanelling/media partnership/corporate relation, flyering/Billboard, brand activation/Gimmick/Roadshow/Pre event, press release, press Conference dan post publish.

Tahapan pelaksanaan event berikutnya adalah tahapan produksi dan eksekusi event. Tahapan produksi terdiri dari Property (stage, soundsystem, equipment, lighting, LED, kursi, meja, tenda, barikade, dekorasi, signage, HT dll), Multimedia production, Detail rundown, Show script dan Cue card. Sedangkan tahapan eksekusi event terdiri dari Program directing/project managing, Production Managing, Floor/site/traffic managing, Show directing dan Stage managing.

Suasana Kelas #AkberSMG123

Bagian terakhir adalah Post-Event. Tahapan ini menjadi bagian yang terakhir yang terkadang terlewatkan. Beberapa kegiatan yang terdapat dalam lingkup kegiatan Post Event adalah melakukan post publish; menyelesaikan post administration yang belum selesai seperti pembayaran dan lainnya; melakukan review event sebagai upaya memperbaiki event selanjutnya; dan yang terakhir adalah sustaining event/ pre concept next serial sehingga menciptakan event yang sustainable.

Menciptakan sebuah event yang baik juga akan membutuhkan struktur manajemen yang ideal. Bp. Taufan selalu memprioritaskan efisiensi dalam membuat sebuah manajemen event. Menurut Beliau, setidaknya dalam sebuah event terdapat seorang Program Director, seorang Project Manager, seorang Production Manager, seorang Floor/site/traffic manager, seorang Show Director. Sedangkan untuk posisi Stage Manager disesuaian dengan jumlah panggung dan area pertunjukkan. Seorang untuk posisi Logistic sebagai penyedia kebutuhan selama event. Yang terakhir adalah LO dan Runner sesuai dengan kebutuhan yang disesuaikan dengan ukuran event.

Penyelenggaraan event memiliki berbagai peluang dan kendala yang harus pintar diatasi dan dimanfaatkan sebagai potensi untuk keberhasilan sebuah event. Peluang-peluang mengadakan sebuah event adalah tingginya persaingan bisnis, banyaknya jenis brand & produk, tingginya kebutuhan promosi, masih banyaknya peluang mengembangkan pasar, makin banyaknya jenis media dan makin murahnya biaya belanja media. Adapun kendala-kendala yang dapat menghambat pelaksanaan event sebagai berikut: Masih rendahnya animo audiens, rendahnya jumlah crowd, rendahnya minat sponsor, sebagian besar sponsorship menuntut tailor made event, rendahnya kreativitas penyelenggara event dalam menciptakan event-event baru, banyaknya event-event yang tipikal, dan masih kurangnya properti & sarana produksi event.

Foto penutup kelas

Penyelenggaraan event dalam sebuah kota memiliki keterkaitan yang kuat dengan kemajuan kondisi pariwisata kota/daerah tersebut. Pengaruh keberhasilan sebuah event dapat menjadikan event tersebut sebagai atraksi wisata baru, sebagai alat promosi below the line dan menjadi brand image kota/daerah tersebut. -@dearatihD

Semarang, 8 September 2016

PIPM Semarang Jl. M.H. Thamrin No. 158

Kelas #AkberSMG188 ini membahas tentang membuat proposal event yang kreatif, tidak hanya untuk membuat proposal yang menarik tetapi tentu saja dengan tujuan untuk mendapatkan apa yang ditawarkan dalam proposal tersebut. Hal yang diajarkan pada guru Kelas #AkberSMG118 ini yaitu Mas Lingga Kusuma sharing mulai dari mencari source untuk membuat sebuah proposal hingga bagaimana cara komunikasi dan komitmen atas kerjasamanya.

Do your homework.

Tugas pertama sebagai dasar acuan pembuat proposal yaitu cari semua informasi pendukung. Informasi dapat berupa apa saja selama itu berkaitan dengan acara kita, kebutuhan kita, dan keinginan dari perusahaan.

Sebuah perusahaan pada dasarnya tidak membutuhkan proposal dari kita, maka yang perlu dilakukan adalah meyakinkan perusahan menjadi hal yang sangat penting. Gunakan rumus “5W1H” dalam menyusun konten kita. Rumus ini dibuiat sesuai kebutuhan kita dan kebutuhan perusahaan, baik berupa data-data informasi.

Numbers does speak.

Materi yang biasa digunakan kini seperti infografis, yaitu informasi berupa data statistic yang dibuat bergambar sehingga menjadi informasi yang menarik dan eye catching! Buat perusahaan menganggap perlu mendapatkan apa yang disajikan proposal kita, seperti hal yang dapat meningkatkan brand awareness perusahaan.

Design.

Bagaimana dengan desain proposal? Tidak semua proposal yang mendapatkan kontrak kerjsama dengan perusahaan memiliki proposal yang bagus, tetapi cukup menarik untuk perusahaan. Isi proposal atau konten dan penyampaian yang menarik akan menjadi penting dan tentu saja didukung dengan design proposal yang juga menarik!

Setelah selesai dengan materi atau proposal, persiapkan diri untuk mendapat panggilan dari perusahaan!

----------

Persuasive.

Menarik pihak perusahaan untuk mendengarkan dan menyampaikan apa yang kita utarakan tidak hanya dengan penampilan tetapi bahasa yang baik dan sikap yang baik. Good language and good attitude ya! Diskusi dengan pihak perusahaan perlu memperhatikan apa yang perlu dan tidak untuk diutarakan. Jangan katakana apa yang ingin kamu katakana, tapi katakana apa yang kamu butuhkan. Kembali lagi pada poin sebelumnya bahwa perusahaan sebenarnya tidak membutuhkan proposal kita, namu ketika kita sudah mendapatkan panggilan kita hanya perlu meyakinkan lagi tentang tawaran kita. Persuasive menjadi hal yang penting.

Be active, open mind, listen others.

Aktiflah berdiskusi, dengarkan apa yang disampaikan perusahaan. Hal yang disampaikan perusahaan perlu menjadi perhatian kita, maka catat poin-poin pentingnya. “Ok to negotiate, yet get your partner’s insight on future win-win solution”, Lingga. Poin-poin penting yang disampaikan perusahaan dapat dijadikan bahan bagi kita untuk memperbaiki tawaran kita selanjutnya.

Always see the big picture.

Lihat secara luas hal-hal apa saja yang dapat kita tawarkan ke perusahaan dan apa yang sedan perusahan butuhkan, misalnya untuk brand awareness mereka. Catat daftar tujuanmu sesuaikan dan maksimalkan, diantaranya marketing, growth, communication, sales, partnership, design.

Banyak hal-hal kecil yang terlewat dalam menyiapkan tawaran, misalkan saja kita membutuhkan bantuan promosi event kita dan sementara perusahaan tersebut memiliki billboard. Jumlah peserta atau jumlah keseluruhan mahasiswa di lingkup kampus kita yang tidak hanya berhenti pada satu-dua fakultas tertentu. Hal-hal yang sudah menjadi positioning masyarakat mengenai event kita atau mengenai lingkup event kita berada.

Deal is a commitment. Trust is the currency.

Kerjasama dengan perusahaan dan membuat persetujuan adalah suatu komitmen. Komitmen ini sangat bermanfaat bagi kelaangsungan kita, bisa saja pengajuan proposal kerjasama kita berhenti pada satu evtnt saja atau bisa saja menjadi jalan untuk event kita selanjutnya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan, Good reporting, good analytic, make a good partnership.

Kunci terakhir dalam proses pengajuan penawaran kita yaitu… Do Pray. 

Semarang, 27 April 2014

Kelas #AkberSMG71 kali ini membahas tentang manajemen event bersama @arrijalarief, akberians belajar tentang bagaimana membuat event, mengeksekusinya, perencanaan promosi event sampai pembahasan sponsorship. Ada 3 hal penting dalam suatu event :