Kelas #AkberSMG123 bertemakan "Rahasia Sukses Dibalik Event" ini diajar oleh Taufan Yuristian (Kasie Pagelaran Kesenian Dispudpar Kota Semarang). Beliau adalah seorang praktisi di bidang event. Berbagai event di Semarang lahir dari tangan dinginnya mengemas sebuah event dintaranya adalah Pandanaran Art Festival, Semarang Night Carnival dan berbagai event besar lainnya.

​Menurut Pak Taufan, Event itu kegiatan dengan orientasi komersial atau non konersial yg mempergelarkan seni pertunjukan atau non pertunjukan dengan tujuan mempromosikan sesuatu atau mengumpulkan audiens berbayar maupun tidak berbayar.

​Parameter kesuksesan sebuah event ditentukan oleh enam aspek. Tiga aspek pertama yaitu jumlah audiens, review event di media dan popularitas event. Menurut Beliau, event dapat dikategorikan sukses apabila jumlah pengunjung/audiensnya mencapai target dan mendapat review yang baik bahkan memuaskan di media. Selain itu, ​event yang hebat itu selalu trending topic sekalipun event tersebut dalam skala kecil ataupun event skala besar. Tiga parameter kesuksesan event selanjutnya adalah sustainable, kualitas event (content), dan kerapian manajemen event. Disini ditekankan bahwa untuk menciptakan event yang baik, sangat diperlukan konten event yang berkualitas dan pengadaannya yang sustainable/berkomitmen untuk terus diadakan.

Tahapan pra-event dapat diklasifikasikan menjadi 4 (empat) tahapan, yaitu event creating, budget tracking, pra produksi dan publikasi. Event creating merupakan sebuah seri penciptaan dan penggodokan ide kreatif sebagai dasar pembuatan sebuah event. Tahapan ini memerlukan pengumpulan data dan fakta, brainstorming ide, pembahasan inisiatif kreatif dan proposal. Tahapan selanjutnya adalah budget tracking, sebagai salah satu komponen penting karena terkait dengan inventarisasi kebutuhan event, survey harga dan penyusunan RAB. 

Materi Presentasi kelas ini bisa diunduh pada link ini

Tahapan ketiga, yaitu Pra-Produksi, menjadi salah satu tahapan yang paling krusial karena terkait dengan teknis berjalannya suatu event. Tahapan ini terdiri dari rapat koordinasi (untuk bid.keamanan, bid. acara, bid. produksi, dan final checking), survey lapangan, design produksi, perijinan, dan penyusunan master rundown atau rundown event secara keseluruhan mulai dari persiapan hingga pelaksanaan. Kemudian, tahapan publikasi dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek/jenis publikasi berikut: pre publish/serial teaser, media chanelling/Media chanelling/media partnership/corporate relation, flyering/Billboard, brand activation/Gimmick/Roadshow/Pre event, press release, press Conference dan post publish.

Tahapan pelaksanaan event berikutnya adalah tahapan produksi dan eksekusi event. Tahapan produksi terdiri dari Property (stage, soundsystem, equipment, lighting, LED, kursi, meja, tenda, barikade, dekorasi, signage, HT dll), Multimedia production, Detail rundown, Show script dan Cue card. Sedangkan tahapan eksekusi event terdiri dari Program directing/project managing, Production Managing, Floor/site/traffic managing, Show directing dan Stage managing.

Suasana Kelas #AkberSMG123

Bagian terakhir adalah Post-Event. Tahapan ini menjadi bagian yang terakhir yang terkadang terlewatkan. Beberapa kegiatan yang terdapat dalam lingkup kegiatan Post Event adalah melakukan post publish; menyelesaikan post administration yang belum selesai seperti pembayaran dan lainnya; melakukan review event sebagai upaya memperbaiki event selanjutnya; dan yang terakhir adalah sustaining event/ pre concept next serial sehingga menciptakan event yang sustainable.

Menciptakan sebuah event yang baik juga akan membutuhkan struktur manajemen yang ideal. Bp. Taufan selalu memprioritaskan efisiensi dalam membuat sebuah manajemen event. Menurut Beliau, setidaknya dalam sebuah event terdapat seorang Program Director, seorang Project Manager, seorang Production Manager, seorang Floor/site/traffic manager, seorang Show Director. Sedangkan untuk posisi Stage Manager disesuaian dengan jumlah panggung dan area pertunjukkan. Seorang untuk posisi Logistic sebagai penyedia kebutuhan selama event. Yang terakhir adalah LO dan Runner sesuai dengan kebutuhan yang disesuaikan dengan ukuran event.

Penyelenggaraan event memiliki berbagai peluang dan kendala yang harus pintar diatasi dan dimanfaatkan sebagai potensi untuk keberhasilan sebuah event. Peluang-peluang mengadakan sebuah event adalah tingginya persaingan bisnis, banyaknya jenis brand & produk, tingginya kebutuhan promosi, masih banyaknya peluang mengembangkan pasar, makin banyaknya jenis media dan makin murahnya biaya belanja media. Adapun kendala-kendala yang dapat menghambat pelaksanaan event sebagai berikut: Masih rendahnya animo audiens, rendahnya jumlah crowd, rendahnya minat sponsor, sebagian besar sponsorship menuntut tailor made event, rendahnya kreativitas penyelenggara event dalam menciptakan event-event baru, banyaknya event-event yang tipikal, dan masih kurangnya properti & sarana produksi event.

Foto penutup kelas

Penyelenggaraan event dalam sebuah kota memiliki keterkaitan yang kuat dengan kemajuan kondisi pariwisata kota/daerah tersebut. Pengaruh keberhasilan sebuah event dapat menjadikan event tersebut sebagai atraksi wisata baru, sebagai alat promosi below the line dan menjadi brand image kota/daerah tersebut. -@dearatihD